既卒の就活で内定を断るときは、できるだけ早く、まず電話で採用担当者へ伝え、その後にメールで内容を残すのが基本です。理由は簡潔に伝えればよく、他社に決めた場合も、比較や批判を詳しく説明する必要はありません。
既卒の内定を断るときの基本的な伝え方
内定辞退の連絡では、次の順番で話すと伝わりやすくなります。
- 自分の名前と、内定をもらったことを伝える
- 採用へのお礼を述べる
- 内定を辞退したいと、はっきり伝える
- 必要に応じて、理由を簡潔に説明する
- 迷惑をかけることへのおわびを述べる
電話では、次のように伝えられます。
「お世話になっております。内定のご連絡をいただいた〇〇〇〇です。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますか」
担当者につながったら、次のように続けます。
「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません」
理由を聞かれた場合は、「自分の適性や今後の方向性を改めて考えた結果、別の進路を選ぶことにしました」のように、必要な範囲で説明すれば問題ありません。
内定辞退の連絡はいつまでにするか
辞退すると決めた時点で、すぐに連絡してください。入社予定日が近いほど、企業は採用計画や配属、研修の準備を進めています。連絡を先延ばしにしたり、無断で連絡を絶ったりするのは避けましょう。
内定承諾書を提出していない場合でも、辞退の意思が固まったら連絡が必要です。反対に、すでに内定を承諾した後であっても、辞退を決めたら速やかに採用担当者へ相談します。
ただし、内定承諾後の辞退では、提出した書類や企業との合意内容によって確認が必要になる場合があります。契約書や案内メールに記載された条件を確認し、分からない点があれば、企業の採用担当者や就職支援機関に相談してください。
電話とメール、どちらで断るべきか
内定辞退は、原則として電話で直接伝えるのが適切です。特に、入社日が近い場合、内定承諾後の場合、企業から何度も連絡を受けている場合は、メールだけで済ませないほうがよいでしょう。
電話がつながらないときは、まずメールを送り、電話をかけたことと、改めて連絡したいことを伝えます。企業からメールで連絡するよう指定されている場合は、その指示に従ってください。
電話をかける時間帯
始業直後、昼休み、終業間際は担当者につながりにくいことがあります。企業の営業時間内で、一般的には午前10時ごろから午後4時ごろまでを目安に連絡するとよいでしょう。ただし、勤務時間は企業によって異なるため、採用担当者から案内された時間があれば優先します。
内定辞退のメール例文
電話がつながらなかった場合や、電話後に記録を残す場合は、次のようなメールを送ります。
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
内定のご連絡をいただきました、〇〇〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
何卒ご理解くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名：〇〇〇〇
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
――――――――
辞退理由を必ず詳しく書く必要はありません。理由を書く場合も、「他社への入社を決めたため」「今後の方向性を考え直したため」など、簡潔な表現で十分です。
理由を聞かれたときの答え方
内定辞退の理由を聞かれた場合は、うそをつく必要はありません。ただし、企業や担当者への不満をそのままぶつけるのではなく、自分の進路選択として説明すると角が立ちにくくなります。
| 状況 | 伝え方の例 |
|---|---|
| 他社に決めた | 慎重に比較検討した結果、別の企業への入社を決めました。 |
| 仕事内容が希望と違った | 自分の適性や希望する仕事内容を改めて考え、別の進路を選ぶことにしました。 |
| 勤務地や働き方が合わない | 今後の生活や働き方を検討した結果、今回は辞退させていただくことにしました。 |
| 家族や健康上の事情がある | 個人的な事情により、現時点で入社することが難しいと判断しました。 |
詳しい事情を話したくない場合は、「一身上の都合により、辞退させていただきたく存じます」と伝えてもかまいません。ただし、企業から確認を受けた場合は、無理に細部まで説明せず、答えられる範囲で誠実に対応しましょう。
既卒の内定辞退で注意したいこと
連絡を無視したり、突然来なくなったりしない
電話に出ない、メールを返さない、入社日に行かないといった対応は避けてください。辞退を決めたら、採用担当者に意思を伝え、必要な手続きや返却物を確認します。
「少し考えます」と言い続けない
まだ迷っている段階なら、回答期限を確認して検討してもかまいません。しかし、辞退すると決めた後まで返事を延ばすと、企業の準備に影響します。決断後は、できるだけ早く連絡しましょう。
他社や企業を悪く言わない
「給料が低い」「対応が悪かった」など、相手を責める言い方は避けましょう。内定を辞退する理由として必要な事実だけを、落ち着いて伝えます。
引き止められても、意思を明確にする
辞退の理由を聞かれたり、面談を提案されたりすることがあります。考えが変わらない場合は、「申し訳ありませんが、意思は変わりません」と繰り返し伝えれば構いません。
書類や貸与物の扱いを確認する
内定承諾書、入社関係書類、社員証やパソコンなどを受け取っている場合は、返却方法を確認してください。書類を提出済みだからといって、自分だけで処分したり放置したりせず、企業の指示に従います。
内定承諾後に断る場合のポイント
内定を承諾した後に辞退する場合は、通常の内定辞退よりも早い連絡と丁寧な説明が必要です。まず採用担当者へ電話で事情を伝え、内定承諾書や雇用条件通知書などに記載された内容も確認します。
連絡時には、次のように伝えられます。
「一度は入社の意思をお伝えしたにもかかわらず、申し訳ございません。改めて進路を検討した結果、入社を辞退させていただきたく、ご相談のためご連絡しました。ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません」
企業から具体的な手続きや説明を求められた場合は、感情的にならず、書面の内容を確認しながら対応してください。判断に迷う場合は、ハローワークや学校のキャリアセンターなど、利用できる就職支援機関に相談する方法もあります。
迷っている段階で内定を断らないための確認方法
辞退するか迷っているなら、まず次の項目を同じ条件で比べます。
- 仕事内容と、入社後に任される業務
- 勤務地、勤務時間、休日
- 給与や試用期間などの労働条件
- 入社日と、辞退や回答の期限
- 自分がその会社で働く理由を説明できるか
求人票だけでなく、企業から提示された労働条件通知書や案内書類に、正式な条件が記載されていないか確認してください。確認できない条件を「きっとこうだろう」と考えて決めるのではなく、採用担当者に質問してから判断すると、入社後の行き違いを減らせます。
既卒の内定辞退で最初にすること
内定辞退を決めたら、まず内定通知やメールを確認し、採用担当者の連絡先と回答期限を確認します。そのうえで、できるだけ早く電話をかけ、採用へのお礼、辞退の意思、簡潔な理由、おわびを順番に伝えてください。
内定を断ること自体よりも、連絡を遅らせたり無視したりすることが問題になりやすいため、決めた後は早めに誠実に対応することが大切です。
