既卒で内定を断るときは、決断したらできるだけ早く、まず電話で採用担当者に伝え、その後にメールで記録を残すのが基本です。理由は「自分の適性や今後の方向性を考えた結果」など、簡潔で問題ありません。
内定承諾書を提出した後や入社直前の場合も、無断で辞退せず、すぐに企業へ連絡してください。承諾書の提出状況や入社日によって対応が変わるため、書類の内容を確認し、不安があればハローワークや労働相談窓口などにも相談しましょう。
既卒が内定を断るときの基本的な伝え方
内定辞退は、次の順番で伝えると相手に要点が伝わります。
- 自分の氏名と、内定をもらったことを伝える
- 採用してもらったことへの感謝を述べる
- 内定を辞退したいと、はっきり伝える
- 迷惑をかけることへのおわびを述べる
- 必要な手続きや書類について確認する
電話では、言い訳を長く説明するよりも、結論を先に伝えることが大切です。「少し考えます」「また連絡します」と伝えて先延ばしにすると、企業側の採用計画に影響します。
最初は電話で伝え、メールでも内容を残す
内定辞退は、可能であれば電話で直接伝えます。電話なら、採用担当者に確実に意思を伝えられ、必要な手続きもその場で確認できます。
担当者が不在の場合は、辞退の件で連絡したことを伝え、折り返しを依頼します。何度も電話がつながらないときは、メールで先に連絡し、「改めてお電話します」と書いておくとよいでしょう。
電話で話した後は、同じ内容をメールで送ります。メールには、辞退の意思、感謝、おわびを記載し、やり取りを確認できる状態にしておきます。
電話での内定辞退の例文
「お世話になっております。既卒者向けの採用選考で内定をいただいた、〇〇〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
担当者につながったら、次のように伝えます。
「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、今後の進路について改めて考えた結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません」
引き止められた場合も、辞退の意思が固まっているなら、次のように繰り返します。
「お時間をいただきありがとうございます。ただ、すでに辞退すると決めておりますので、意思は変わりません。申し訳ございません」
メールでの内定辞退の例文
件名は「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、用件が分かる形にします。
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇月〇日に内定のご連絡をいただきました、〇〇〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、今後の進路について改めて検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。心よりおわび申し上げます。
お手数をおかけしますが、必要な手続きや返却すべき書類がございましたら、ご指示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名：〇〇〇〇
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@example.com
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内定を断る理由はどこまで説明すればよいか
理由は、企業が納得できるように詳しく説明しなければならないものではありません。「自分の適性や今後のキャリアを考え、別の進路を選ぶことにしました」など、簡潔で失礼にならない表現を使えば十分です。
他社への入社を決めた場合でも、会社名や給与などの詳しい条件まで伝える必要はありません。「慎重に検討した結果、別の進路に進むことを決めました」と伝えればよいでしょう。
家庭の事情、体調、勤務地、仕事内容などが理由の場合も、話せる範囲にとどめます。企業への不満を並べたり、「こちらの会社は自分に合わないと思った」と直接的に言ったりすると、不要な対立につながることがあります。
内定承諾書を提出した後でも辞退できるのか
内定承諾書を提出した後でも、辞退の意思を伝えること自体はできます。ただし、承諾後は企業が入社を前提に準備しているため、提出前よりも早く、慎重に連絡する必要があります。
内定承諾書には、書類の内容や企業の案内に従うことを示す意味があります。一方で、提出しただけで、どのような場合でも必ず問題が解決できなくなるとは限りません。実際の扱いは、書類の文面、入社日、雇用契約の状況などによって変わります。
承諾後に辞退する場合は、電話で事情を簡潔に説明し、返却が必要な書類や貸与物、手続きの有無を確認してください。違約金や損害賠償を一方的に求められた場合など、対応に迷うときは、自分だけで判断せず労働相談窓口などへ相談しましょう。
入社直前に断る場合の注意点
入社日が近いほど企業側への影響が大きくなるため、迷っている段階でも早めに相談してください。入社日当日に連絡せず欠勤したり、連絡を絶ったりするのは避けます。
すでに雇用契約を結んでいる場合は、「内定辞退」ではなく、退職や契約終了に関する扱いになる可能性があります。内定承諾書だけでなく、雇用契約書や労働条件通知書を確認し、企業に必要な手続きを尋ねてください。
内定辞退で避けたい対応
- 連絡せずにメールだけで済ませる
- 企業からの電話やメールを無視する
- 辞退を決めた後も返事を先延ばしにする
- うその理由を詳しく作って説明する
- 企業や担当者への不満を感情的に伝える
- 内定辞退の連絡をした後に、必要書類の返却を放置する
既卒の場合、卒業後の就職活動で同じ企業に再応募したり、担当者と別の場面で接点を持ったりする可能性もあります。辞退する場合でも、感謝とおわびを伝え、最後まで丁寧に対応しましょう。
既卒の内定辞退で最初にすること
まず、内定通知や承諾書、雇用契約書を確認し、辞退の意思が固まっているなら採用担当者へ電話してください。電話では「内定を辞退したい」と結論を明確に伝え、終了後にメールで内容を残します。
内定辞退は、早く、簡潔に、誠実に伝えることが重要です。承諾後や入社直前であれば、書類と契約状況を確認し、企業の指示に従って手続きを進めましょう。
